Cuánto cobrar por hora: el cálculo que incluye lo que nadie incluye

Casi todo el mundo calcula mal su precio por hora, y lo hace de una de dos formas. La primera es mirar lo que cobra el de al lado y ponerse parecido. La segunda es coger lo que quiere ganar al mes y dividirlo entre las horas que trabaja. Las dos fallan por el mismo motivo: dan por hecho que todas las horas que trabajas son horas que facturas. Y no lo son ni de lejos.

Vamos a hacer el cálculo bien, con números, incluyendo lo que casi nadie incluye: los huecos, el trabajo que no se cobra y las ausencias.

El mito de las cuarenta horas facturables

Trabajas cuarenta horas a la semana. ¿Cuántas de ellas le pasas factura a un cliente? Muchas menos de las que crees.

De esas cuarenta se van a atender el teléfono, responder mensajes, preparar sesiones, hacer facturas, actualizar tu web, formarte, desplazarte. Se van los huecos entre citas que no llegas a llenar. Se va el tiempo de conseguir clientes nuevos, que no te paga nadie. Cuando lo sumas, la parte realmente facturable de un autónomo con cita previa suele quedarse en la mitad, o menos.

Si cobras tu hora como si facturaras las cuarenta, estás regalando la otra mitad de tu jornada. Ese es el primer agujero.

El cálculo, paso a paso

Hagámoslo con un ejemplo. Supón que quieres unos ingresos de 3.000 € netos al mes para ti, y que a eso hay que sumarle los costes de tener el negocio abierto.

Paso 1. Horas realmente facturables. Partes de 160 horas al mes (40 por semana). Descuentas admin, captación, huecos y preparación: te quedan, siendo realista, unas 90 horas facturables. No 160.

Paso 2. Costes fijos. Alquiler del local, material, cuota de autónomo, seguros, software, gestoría. Pongamos 1.500 € al mes. Eso hay que cubrirlo antes de ganar un euro.

Paso 3. Lo que necesitas facturar. Tus 3.000 € netos, más impuestos aproximados, más esos 1.500 € de costes. Redondeando, necesitas facturar del orden de 6.000 € al mes.

Paso 4. Precio por hora base. 6.000 € entre 90 horas facturables son unos 67 € la hora. Muy lejos de los 37 € que saldrían de dividir entre 160.

Paso 5. El ajuste que nadie hace: las ausencias. Si de cada diez citas se te cae una sin que la cobres ni la rellenes, no facturas 90 horas: facturas 81. Tu hora efectiva ha bajado un 10% sin que hayas tocado el precio. Para mantener los mismos ingresos, o subes la tarifa, o (mejor) tapas esa fuga.

Ese quinto paso es la clave y el que conecta el precio con todo lo demás.

Por qué las ausencias cambian tu tarifa real

Tu precio por hora no es el número que pone en tu lista. Es lo que de verdad entra dividido entre las horas que de verdad trabajas. Y las ausencias atacan justo el denominador: te ocupan el hueco (no puedes vender esa hora a otro) pero no te pagan.

Tienes dos maneras de responder. Una es subir la tarifa para compensar la fuga, lo que castiga a los clientes que sí vienen por culpa de los que no. La otra, más justa y más rentable, es reducir las ausencias para que tu hora calculada y tu hora real vuelvan a coincidir. Cuánto te cuesta exactamente esa fuga lo desgloso en cuánto te cuesta cada cita perdida, y cómo taparla, en cómo reducir los no-shows.

Poner el precio y sostenerlo

Con tu número calculado, queda lo difícil: cobrarlo sin miedo. Ayuda recordar que ese precio no es un capricho; sale de una cuenta honesta que incluye todo lo que el cliente no ve. No te disculpes por él. Y revísalo cuando cambien tus costes o tu demanda, no cada vez que un cliente ponga cara.

Copiar el precio del vecino te condena a heredar sus errores de cálculo. Tu estructura de costes, tus horas facturables y tu tasa de ausencias son tuyas. Haz tu cuenta, protégela de las fugas y tendrás un precio que sostiene el negocio en lugar de desangrarlo. Y si quieres ver cómo encaja todo esto en la salud financiera del negocio, está en la rentabilidad de un negocio con cita previa.